INSTITUT ALFIYA - POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ
La présente politique de confidentialité ("Politique de Confidentialité") s'applique à tous les traitements de données personnelles (les "Données Personnelles") réalisés dans le cadre de l’accès des services proposés par l'Association (les "Services").
Pour les besoins de cette Politique de Confidentialité, le terme "Réglementation Applicable en matière de Protection des Données Personnelles" désigne le règlement européen n°2016/679 du 27 avril 2016 (le "Règlement Général sur la Protection des Données Personnelles" ou "RGPD") ainsi que la loi n°78-17 du 6 janvier 1978 et son décret d'application n° 2019-536 du 29 mai 2019 (la "Loi Informatique et Libertés").
Toute référence à la Réglementation Applicable en matière de Protection des Données Personnelles est réputée inclure toute modification ou texte de remplacement de tout ou partie de la Réglementation Applicable en matière de Protection des Données Personnelles.
Identité du responsable de traitement
Les traitements de Données Personnelles décrits dans cette Politique de Confidentialité sont effectués par l'Institut Alfiya, 44 Bd Foch 93800 Epinay sur seine, association régie par la loi de 1901 (l'Association" ou "nous"), en sa qualité de responsable de traitement.
Finalités des traitements, données collectées et bases légales
Nous collectons et traitons uniquement les Données Personnelles strictement nécessaires à la réalisation de nos missions pédagogiques et administratives.
Voici la synthèse des finalités, des types de Données Personnelles traitées (à titre indicatif, liste non exhaustive) et les bases juridiques sur lesquelles reposent ces traitements :
- Inscription des étudiants
- Finalité : Gérer l’inscription des étudiants aux cours (traitement des demandes, suivi administratif).
- Données traitées : Données d’identification (nom, prénom, date de naissance, photo), coordonnées (email, téléphone), données de scolarité (niveau, cursus, diplôme visé, emploi du temps).
- Base légale : Exécution du contrat.
- Gestion des paiements et facturation
- Finalité : Gérer les paiements des frais de formation, délivrer les justificatifs le cas échéant.
- Données traitées : Données financières (coordonnées bancaires, historique des paiements), données d’identification, coordonnées.
- Base légale : Exécution du contrat / obligation légale.
- Gestion des participations aux cours et des absences
- Finalité : Suivre la participation des étudiants aux cours, gérer les absences.
- Données traitées : Données de présence (feuilles d’émargement, connexions en ligne), identité, données de scolarité, messages, emails.
- Base légale : Exécution du contrat.
- Gestion des évaluations et des résultats académiques
- Finalité : Collecter et traiter les résultats des évaluations, établir les relevés de notes.
- Données traitées : Résultats scolaires (notes, appréciations), identité, données d’identification, données de scolarité.
- Base légale : Exécution du contrat.
- Communication avec les étudiants et les prospects
- Finalité : Envoyer des informations relatives aux cours (modifications, rappels) et aux évènements organisés par l'Institut.
- Données traitées : Identité, coordonnées, historique de participation aux évènements, préférences de contact.
- Base légale : Exécution du contrat / consentement (selon le contexte, notamment pour les utilisateurs non-inscrits à l'Institut et/ou prospects).
- Amélioration de la qualité pédagogique
- Finalité : Évaluer la satisfaction des étudiants, adapter l’offre pédagogique.
- Données traitées : Réponses à des enquêtes ou sondages, données de fréquentation, commentaires.
- Base légale : Intérêt légitime / consentement (dans certains cas pour les enquêtes).
Destinataires des données
Les Données Personnelles sont accessibles uniquement aux personnes dûment habilitées à en connaître, dans le strict cadre de leurs missions. Elles peuvent être transmises, uniquement si nécessaire, aux destinataires suivants :
- Le personnel administratif et pédagogique, dans le cadre de la gestion et du suivi des activités éducatives et administratives ;
- Les prestataires techniques autorisés (tels que les fournisseurs de services d’hébergement, de maintenance ou de sécurité informatique), agissant en tant que sous-traitants et soumis à une obligation contractuelle de confidentialité et de conformité au RGPD ;
- Les partenaires académiques, dans le cadre de partenariats ou d'accords de coopération dûment établis, et uniquement dans la mesure nécessaire à la réalisation des objectifs définis ;
- Les autorités administratives, judiciaires ou publiques, lorsque la loi l’exige ou sur demande.
Aucun transfert commercial ou vente de vos Données Personnelles n’est effectué.
Durée de conservation
Les Données Personnelles sont conservées uniquement pour la durée strictement nécessaire aux finalités pour lesquelles elles ont été collectées :
- Données liées à l’inscription et à la scolarité : 3 ans après la fin de la scolarité ;
- Données de facturation : 10 ans (conformément aux exigences fiscales et comptables) ;
- Logs de connexion : 12 mois ;
- Données de communication :
- Pour les étudiants : pendant la durée de la scolarité puis 3 ans après le dernier contact actif ;
- Pour les prospects (personnes n’ayant pas encore rejoint l'Association) : 3 ans après le dernier contact actif.
Sécurité des Données Personnelles
L'Association met en place les mesures nécessaires afin de garantir la sécurité des Services proposés. Elle souhaite cependant attirer l'attention des utilisateurs sur les éventuels risques en termes de confidentialité des Données Personnelles liés au fonctionnement d'internet. En particulier, il appartient aux utilisateurs de mettre en place ou d'assurer la mise en place de moyens permettant de sécuriser leur réseau informatique personnel, ainsi que de veiller à la bonne configuration du boîtier de connexion (box) connecté au fournisseur d'accès d'internet et autres moyens d'accès au réseau (par exemple : WIFI, 4G, etc.).
Droits des utilisateurs
L'Association s'efforce de maintenir vos Données Personnelles exactes, complètes et à jour. A cette fin, vous pouvez directement mettre à jour vos informations via votre espace membre.
Concernant le traitement de vos Données Personnelles, vous disposez des droits suivants, conformément aux conditions fixées par la Réglementation Applicable en matière de Protection des Données Personnelles :
- Droit d'accès : vous pouvez nous demander d'obtenir une copie de vos Données Personnelles, ainsi que de recevoir des informations au sujet des traitements de vos Données Personnelles.
- Droit de rectification : vous pouvez nous demander de rectifier, compléter, mettre à jour vos Données Personnelles qui sont inexactes, incomplètes, équivoques et/ou périmées.
- Droit de suppression : vous pouvez nous demander d'effacer vos Données Personnelles dans certaines circonstances prévues à l'article 17 du RGPD.
- Droit de limitation : vous pouvez nous demander de limiter les traitements de vos Données Personnelles dans certaines circonstances prévues à l'article 18 du RGPD.
- Droit d'opposition : vous pouvez nous demander de vous opposer à un traitement des Données Personnelles pour des raisons tenant à votre situation particulière envisagées à l'article 21 du RGPD.
- Droit à la portabilité : vous pouvez nous demander de recevoir vos Données Personnelles dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine.
- Droit de retrait du consentement : vous pouvez retirer votre consentement à tout moment, sans avoir à vous en justifier auprès de nous.
- Droit en cas de décès : conformément à l'article 85 de la Loi Informatique et Libertés, vous pouvez nous demander de définir des directives relatives à la conservation, à l'effacement et à la communication de vos Données Personnelles après votre décès.
Pour exercer l'un de ces droits, vous pouvez à tout moment adresser votre demande par message électronique à contact@institut-alfiya.fr. Les demandes seront traitées dans les meilleurs délais, et en tout état de cause dans un délai d'un (1) mois à compter de la réception de la demande.
Outre les droits décrits ci-dessus, vous pouvez déposer une réclamation à tout moment auprès d'une autorité de contrôle compétente (En France, la CNIL).
Transfert de Données Personnelles
Vos Données Personnelles sont susceptibles d’être transférées vers un pays situé en dehors de l’Union européenne, notamment à travers nos prestataires de services informatiques. Dans un tel cas, nous prenons systématiquement toutes les mesures pour que les destinataires des données respectent un niveau de protection adéquat.
Modification de la Politique de Confidentialité
L'Association se réserve la possibilité de modifier la présente Politique de Confidentialité. En cas de modification importante pour vos droits, l'Association prendra les mesures nécessaires pour vous en informer.
Contact
Pour toute question relative à cette Politique de Confidentialité, veuillez nous contacter par message électronique à contact@institut-alfiya.fr
Version en vigueur au 20/10/2025